Ρυθμίσεις για το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο

Με την υπ' αριθ. ΥΑΠ/Φ.40/4/3/1031 Απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Μεταρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης (ΦΕΚ Β΄ 1317/23-4-2012) διατυπώνονται κανόνες για το ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο και τη διακίνηση δημοσίων ηλεκτρονικών εγγράφων. Οι κανόνες αυτοί διέπονται από σαφήνεια και ακρίβεια. Το πεδίο εφαρμογής καθορίζεται στο άρθρο 2 όπου ορίζεται ότι η Υπουργική Απόφαση αφορά τα έγγραφα που συντάσσονται, εκδίδονται ή διακινούνται από τις δημόσιες υπηρεσίες και φορείς του Δημόσιου Τομέα με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών, με τους περιορισμούς και τις διακρίσεις του άρθρου 5
του Ν. 2690/1999. Επίσης, ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν τις διαδικασίες έκδοσης των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων, το κύρος και την αποδεικτική ισχύ τους, την πρόσβαση σε αυτά, τη διακίνησή τους καθώς και τα πρότυπα και τις τεχνικές προδιαγραφές της μορφής τους και κάθε άλλο σχετικό θέμα.

Η Υπουργική Απόφαση περιέχει ενδιαφέροντες ορισμούς, τους οποίους παραθέτουμε αυτούσιους:

1. Ηλεκτρονικό Δημόσιο Έγγραφο κάθε ηλεκτρονικό έγγραφο με την έννοια του άρθρου 3 του Ν. 3979/2011 που εκδίδεται από δημόσια υπηρεσία ή φορέα από το οποίο προκύπτει με μηχαναγνώσιμο τρόπο η εκδούσα αρχή, η ημερομηνία έκδοσης και είναι δυνατή η ανίχνευση οποιασδήποτε αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου μετά την έκδοση ή υπογραφή του.
2. Μεταδεδομένα ηλεκτρονικών εγγράφων: Σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.
3. Μορφότυπος ηλεκτρονικών εγγράφων συνδυασμός προτύπων και τεχνικών προδιαγραφών που συνθέτουν τη μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου.
4. Ωφέλιμο φορτίο ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου: Αποτελεί το μέρος του ηλεκτρονικού εγγράφου που περιλαμβάνει όλη την επιχειρησιακή πληροφορία ενός εγγράφου και ακολουθεί είτε κάποιο διεθνές ή διαδεδομένο πρότυπο ηλεκτρονικού εγγράφου είτε προκύπτει από την ψηφιοποίηση ενός εγγράφου που ήταν σε έντυπη μορφή.
5. Ηλεκτρονική Θυρίδα: Ηλεκτρονικός χώρος στον οποίο τηρούνται με ασφάλεια ηλεκτρονικά έγγραφα μεταξύ των οποίων και αυτά που προκύπτουν από τις συναλλαγές του κατόχου της (πολίτη ή επιχείρησης) με τη διοίκηση. Η πρόσβαση στα ηλεκτρονικά έγγραφα της θυρίδας δίνεται κατόπιν εξουσιοδότησης που χορηγεί ο κάτοχός της. Η ηλεκτρονική θυρίδα παρέχει επιβεβαίωση λήψης του εγγράφου στον αποστολέα.

Στο άρθρο 3 ορίζονται τα πρότυπα και δομικά στοιχεία των ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων. Συγκεκριμένα προβλέπεται ότι κάθε έγγραφο περιλαμβάνει το ωφέλιμο φορτίο του, τα μεταδεδομένα που το χαρακτηρίζουν, καθώς και στοιχεία που επιβεβαιώνουν τη γνησιότητά του. Η γνησιότητα του εγγράφου επιβεβαιώνεται με ψηφιακή υπογραφή.

Πιο πέρα, στο άρθρο 4 ρυθμίζεται η διαδικασία έκδοσης ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου. Συγκεκριμένα προβλέπεται ότι τα εν λόγω έγγραφα παράγονται είτε πλήρως αυτοματοποιημένα μέσω ειδικού πληροφοριακού συστήματος που συνθέτει κατάλληλα στοιχεία δεδομένων, είτε μέσω ηλεκτρονικής εφαρμογής γραφείου, είτε μέσω ψηφιοποίησης έντυπου εγγράφου.

Ως προς το κύρος και την αποδεικτική ισχύ τους, τα ηλεκτρονικά αντίγραφα που παράγονται με χρήση ΤΠΕ σύμφωνα με το άρθρο 14 ν. 3979/2011 έχουν ισχύ ακριβούς αντιγράφου.

Τέλος ορίζονται τεχνικές λεπτομέρειες για την ασφαλή διακίνηση ηλεκτρονικών εγγράφων στο άρθρο 6 και θέματα πρόσβασης και χορήγησης ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων στο άρθρο 7.